8 de las mejores maneras de administrar su equipo de servicio al cliente

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Cuando el período de Navidad viene alrededor, por lo general señala el comienzo de la prisa loca por comprar regalos para su familia y amigos. Aunque esto puede ser emocionante para algunos, la mayoría de las personas encuentran que sus niveles de estrés están aumentando, debido a muchos factores diferentes.

Tradicionalmente, es un tiempo muy ocupado en el lado comercial de las cosas, y por lo general encontrarán que su demanda aumenta drásticamente. Ahora, eso puede ser una gran cosa en términos de ingresos y ganancias, pero pone mucha presión en el equipo de servicio al cliente. Esencialmente, la reputación puede ganarse o perderse durante el apuro estacional.

Pero, para llegar a ese punto, necesita prepararse, planear y practicar para asegurarse de que causará una impresión fantástica durante la temporada de vacaciones. Por lo tanto, aquí hay 8 maneras de administrar su equipo de servicio al cliente.

Use Live Chat para aliviar la presión

No se puede negar que el software de chat en vivo es más rápido que sus homólogos de teléfono y correo electrónico, por lo que tiene sentido utilizarlo durante la temporada alta. Pero, también tiene muchos otros beneficios además de ser rápido. Por ejemplo, permite a los consumidores dirigir la conversación y, posteriormente, hacer un uso más eficiente de su valioso tiempo.

Además, cualquiera que sea la pregunta que haga el cliente, obtendrá una respuesta inmediata que le dará la información exacta que estaba buscando. En última instancia, mejora el servicio al cliente, al mismo tiempo que alivia la presión del equipo de servicio al cliente.

Obtenga más personal de lo habitual

Como negocio, usted sabe que va a haber un volumen mucho mayor de ventas durante la Navidad, por lo que es importante que adquiera un mayor número de empleados. Pero, usted necesita contratar a su personal con cuidado e inteligencia, para asegurarse de que estarán disponibles para trabajar en todo momento.

Por ejemplo, no tiene sentido conseguir personal extra que no pueda trabajar los fines de semana, porque entonces te vas a sentir abrumado con mensajes que posiblemente no puedas manejar. Por lo tanto, si usted tiene más personal que de costumbre para el apuro de la temporada, y todos están disponibles, usted podrá tratar con las preguntas y preocupaciones de una manera oportuna.

Priorizar tareas

Es crucial que instruya a su equipo de servicio al cliente para que priorice las tareas. Con tantos correos electrónicos y llamadas telefónicas, no es posible reaccionar a todos ellos de la misma manera. No es una forma óptima de hacerlo. En lugar de ello, su equipo debe completar las urgentes, como los artículos defectuosos o problemas de compra.

Sin embargo, es vital que usted maneje todos los casos en un tiempo apropiado. El hecho de priorizar no significa que deba permitir que las consultas básicas permanezcan en la pila durante un período de tiempo prolongado. Su objetivo debería ser complacer a cada uno de sus clientes.

Ofrecer Incentivos

Durante la temporada de vacaciones, usted va a necesitar que su personal trabaje más horas y los fines de semana agitados. Pero, si usted no ofrece ningún incentivo para que ellos hagan el esfuerzo, entonces ellos no continuarán haciéndolo, o la moral del equipo disminuirá drásticamente.

En un período tan ajetreado, usted necesita que todo el equipo esté presente, pero también necesita que todos estén emocionados para llegar al trabajo, de lo contrario la calidad disminuirá. Una gran manera de mantenerlos entusiasmados es ya sea para aumentar su paga por horas extras o fines de semana que trabajan, u ofrecerles días libres durante un tiempo más tranquilo a cambio.

Permitir que los empleados trabajen desde casa

La cosa magnífica sobre el servicio de atención al cliente, es que normalmente usted puede completar el trabajo desde casa. Todo lo que sus empleados necesitan es una conexión a Internet y acceso al sistema interno, y estarán listos para empezar a responder a correos electrónicos y llamadas. Pero, ¿cuál sería el beneficio de permitir esto?

Bueno, el negocio no duerme, y a menudo los clientes envían consultas o preocupaciones tarde en la noche, o temprano en la mañana, por lo que necesitará un agente disponible. Pero, normalmente no están de acuerdo en trabajar en esos momentos por el bien de ella. Aunque, si ellos pudieran trabajar desde casa, en su propio ambiente confortable, estarían mucho más dispuestos a estar de acuerdo.

Aumente su base de conocimientos

Créalo o no, el noventa y nueve por ciento de los consumidores preferiría responder a sus propias preguntas si es posible, en lugar de tener que pasar por el proceso de contacto con el servicio de atención al cliente. Además, como negocio, sería mucho más ventajoso que los clientes se sirvieran a sí mismos, por así decirlo.

Por lo tanto, si usted aumenta su base de conocimientos en su sitio, e incluye más preguntas frecuentes e información general que la gente normalmente desea, esto reduciría enormemente el número de mensajes que su equipo recibe.

Lleve a su personal al espíritu de la prisa estacional

Como ya hemos comentado, es importante tener un equipo de servicio al cliente que esté lleno de energía y de buen humor. Si sus empleados tienen una mentalidad positiva, proporcionarán un nivel de soporte mucho más alto a sus clientes. ¿Cómo los metes en el espíritu de la prisa estacional?

Bueno, puedes organizar pequeñas sesiones de formación de equipos antes de que empiece la prisa estacional, como el bowl.